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Scheglov Labs

KI im Büro einführen

Weniger Bürokram. Mehr Zeit fürs Wichtige.

Ich richte Vorlagen und Arbeitsregeln für Ihr Büro ein und schule Ihr Team darin. Wie viel Zeit Sie gewinnen, messen wir gemeinsam.

Kostenlosen 20‑Minuten‑Check buchen

Unverbindlich. Hilft KI bei Ihnen nicht, sage ich es Ihnen.

POSTEINGANG VORLAGE + KI ENTWURF MENSCH PRÜFT
Schneller fertig – Die KI schreibt den Entwurf, Ihr Team prüft und schickt ab.
Klingt nach Ihrem Büro – Die Vorlagen entstehen aus Ihren eigenen Beispieltexten.
Zeit fürs Wichtige – für das Projekt, das lange liegen geblieben ist.
  1. Check · 20 Min.Kostenlos. Sie nennen drei Aufgaben, ich sage ehrlich, ob KI hilft.
  2. Ihre VorlagenBis zu 10 Vorlagen mit Anleitung und Video. Sie richten sie selbst ein.
  3. Kurzschulung fürs TeamBis 90 Minuten. Ihr Team probiert alles direkt aus.
  4. Nach 2 Wochen: Ihre ZahlenGemessen an Ihren Aufgaben. Sie entscheiden, wie es weitergeht.

So sieht das im Alltag aus

Eine Mieteranfrage, einmal von Hand getippt, einmal mit Vorlage und KI, danach von einem Menschen geprüft. Beispiel mit ausgedachten Daten.

Gegenüberstellung: links eine kurze, von Hand getippte Antwort auf eine Mieteranfrage zu einem tropfenden Wasserhahn, rechts eine ausführlichere Antwort aus Vorlage und KI mit dem Vermerk: von einem Menschen geprüft. Beispiel mit ausgedachten Daten.
Inhalt des Videos als Text
  1. Eine typische Anfrage: „Hallo, bei uns im Bad tropft seit Montag der Wasserhahn. Kommt da jemand? Ich bin vormittags arbeiten.“ In der Akte steht: Firma [HANDWERKER] ist informiert und meldet sich zur Terminabsprache.
  2. Weg 1, von Hand: Die Antwort wird jedes Mal neu getippt. Funktioniert, kostet aber jedes Mal Zeit.
  3. Weg 2, Vorlage und KI: Anfrage (Name ersetzt), Fakten aus der Akte und Vorlage einfügen. Die KI schreibt den Entwurf.
  4. Jetzt liest ein Mensch: Den erfundenen Satz „Wir haben dort um einen Termin am Nachmittag gebeten.“ streicht er, weil er nicht in der Akte steht. Die Lücke „[FEHLT: Zeitfenster vom Handwerker]“ bleibt sichtbar, statt geraten zu werden.
  5. Fertig zum Versand: die geprüfte Antwort. Der Mensch entscheidet, was rausgeht.

Welche Daten in die KI dürfen

Die Daten-Ampel aus meiner Kurzschulung. Ihr Team ordnet jeden Text vor dem Einfügen so ein.

Grün · darf rein

Sachverhalte ohne Namen

Wasserrohrbruch in Haus 3

Gelb · nur ersetzt

Namen und Wohnung durch Platzhalter ersetzen

[NAME] aus [WOHNUNG] zahlt seit März nicht

Rot · nie eingeben

Gesundheitsdaten, Kontodaten, Ausweise, Passwörter

Kontonummer und Gesundheit eines Mieters

Beispiele mit ausgedachten Daten. Keine Rechtsberatung.

Zwei Wege zum Start

Einstieg – neu mit KI: bis zu 10 Vorlagen, Anleitung, Video und Kurzschulung.
Regeln plus Kurzschulung – KI läuft schon: Regelblatt für Ihren Betrieb, Kurzschulung und bis zu 5 Vorlagen.

Häufige Fragen

Für wen ist das?

Für kleine Büros mit 1 bis 20 Personen, in denen jeden Tag viel geschrieben wird: Hausverwaltungen, Immobilienmakler, Versicherungsmakler, Agenturen und Buchhaltungsbüros. Allein bei E-Mails: Wer im Job das Internet nutzt, bekommt im Schnitt 53 berufliche Mails am Tag, doppelt so viele wie 2021 (Bitkom, Januar 2026). Nicht passend ist es, wenn eine Software ohne Prüfung alles allein erledigen soll. Das Angebot richtet sich nur an Unternehmer, nicht an Verbraucher.

Wie viel Zeit spart das?

Das hängt von der Aufgabe ab. In einer großen Studie (Dell'Acqua u. a., „Navigating the Jagged Technological Frontier“, Organization Science 2026, 758 Berater von BCG, mit GPT‑4 im Jahr 2023) waren die Berater mit KI bei passenden Aufgaben 25,1 % schneller und schafften 12,2 % mehr Aufgaben. Bei Aufgaben, die die KI schlecht kann, lagen sie dagegen um 19 Prozentpunkte seltener richtig. Bei Ihnen zeigt es nur die Messung. Deshalb messen wir.

Wie genau läuft es ab?

Nach dem kostenlosen Check folgt ein Erstgespräch (60 Minuten, online; vor Ort nach Absprache). Sie schicken mir je Aufgabe zwei bis drei geschwärzte Beispieltexte. Fünf Werktage danach bekommen Sie bis zu 10 Vorlagen, eine Werkzeug-Empfehlung auf einer Seite, eine Anleitung als PDF und ein kurzes Video, das das Einrichten zeigt. Bei der Übergabe mit Kurzschulung (bis 90 Minuten) erhält jede Person eine Teilnahmebestätigung (kein Zertifikat). Danach messen Sie zwei Wochen lang dieselben Aufgaben von Hand und mit KI. Im Nachgespräch (15 Minuten) entscheiden Sie mit Ihren Zahlen. Lohnt es sich nicht, sage ich Ihnen das auch.

Und wenn die KI Fehler macht?

Das kommt vor. Deshalb liefert die KI nur Entwürfe, und ein Mensch prüft jeden Text, bevor er rausgeht.

Muss ich mich mit Technik auskennen?

Nein. Anleitung und Video zeigen Schritt für Schritt, wie Sie die Vorlagen einrichten. In der Kurzschulung probiert Ihr Team alles direkt aus.

Was ist mit dem Datenschutz?

Ich arbeite nur mit Beispielen ohne personenbezogene Daten. Kundendaten gehören nur in Werkzeuge mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Ob Ihr Tarif das hat, prüfen wir im Check.

Was kostet es?

Der Check ist kostenlos. Ein Angebot mit Preisen bekommen Sie danach per E-Mail, passend zu Ihrem Betrieb.

Welche Ausbildung haben Sie?

Ich komme nicht aus der IT, sondern aus der Praxis: Ich nutze KI jeden Tag in meinem eigenen Betrieb. Deshalb erkläre ich verständlich und messe bei Ihnen, statt etwas zu versprechen.

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